"تعداد برگه های دوخته شده و شماره گذاری شده" شاید تنها چیزی است که در مورد نیاز به منگنه کردن اسناد به ذهن متبادر می شود. چگونه اسناد را دوخت کنیم؟ تازه وارد بلافاصله انبوهی از کاغذها را تصور می کند که با ریسمان بانکی محکم بسته شده اند و با گرد و غبار سوزانده شده اند، جایی در گوشه ای از دفتر حسابداری یا اداره پرسنل.
با این حال، همه چیز آنقدرها هم که در نگاه اول به نظر می رسد ساده و سطحی نیست. برای جلوگیری از اشتباه در این موضوع دشوار چه چیزی باید بدانید؟ چگونه مدارک را مطابق عکس با نخ بدوزیم؟ این سوالات در دستورالعمل های گام به گام به تفصیل مورد بحث قرار خواهند گرفت.
چرا منگنه های قدیمی؟
بسیاری از سازمان‌های دولتی وجود دارند که ممکن است به اسنادی نیاز داشته باشند که نه به روش کارخانه، بلکه به صورت دستی و با استفاده از نخ دوخته شوند. این اول از همه بازرسی مالیاتی است، بایگانی، آنها در هنگام پذیرش اوراق درخواست می کنند که اسناد را با نخ بدوزند.ثبت نام کارآفرینان فردی، ثبت نام یک شخص حقوقی یا مدارک برای یک مناقصه. نحوه منگنه کردن صحیح اسناد، عکس شماره 2 نشان می دهد. معمولا از نخ ضخیم و سوزن ضخیم استفاده کنید.
اعتقاد بر این است که اوراق بهاداری که به این روش قید شده اند از دست دادن، جعل یا جایگزین کردن اوراق دشوارتر است. برخی از سازمان ها دقیقاً به همین دلیل از چنین شکل "پدربزرگ" برای بستن اسناد مهم استفاده می کنند. بحث دیگری وجود دارد - گاهی اوقات مقالات کاملاً محرمانه هستند و مدیران از ترس تبلیغات یا نفوذ رقبا چنین کاری را فقط به یک فرد مورد اعتماد واگذار می کنند و به ترتیب از کمک شرکت های تخصصی خودداری می کنند.
مهم
دوخت نادرست اسناد می تواند باعث امتناع از ثبت یا ثبت مجدد یک شرکت، پذیرش اوراق در بایگانی، حذف سازمان از رقابت برای یک مناقصه شود، و بر تصمیم مرجع نظارتی در این صورت تأثیر بگذارد. حسابرسی سازمان.
آیا هنجارهای یکنواخت وجود دارد؟
تا به امروز، هیچ قانون روشنی در مورد نحوه دوخت اسناد با نخ ها بر اساس یک الگوی واحد وجود ندارد. فقط توصیه ها و دستورالعمل ها وجود دارد. اساساً ، شرکت ها از پیشرفت های روش شناختی Rosarkhiv استفاده می کنند که با دستور شماره 76 در سال 2009 تأیید شد ، الزامات GOST "کارهای اداری و بایگانی" و همچنین دستورالعمل های بانک مرکزی روسیه.
مرحله تدارکاتی
همه اسنادی که قرار است منگنه شوند باید پیش نمایش شوند، اگر علامت مداد وجود دارد، آنها را پاک کنید. مهمهر صفحه را به دقت در نظر بگیرید، آنها را از چسبیدن به یکدیگر حذف کنید، از ترتیب منطقی و صحیح اسناد در یک پشته اطمینان حاصل کنید. اجسام نوک تیز، سنجاق ها، منگنه ها یا گیره های کاغذ را بردارید، زیرا ممکن است به نخ صحافی آسیب برسانند و منجر به گم شدن سند شوند. شماره گذاری صفحات با مداد مشکی ساده در گوشه سمت راست الزامی است؛ استفاده از جوهر از جمله رنگ مجاز نمی باشد. شما نمی توانید شماره را خیلی نزدیک به متن سند کنید، هر چه بیشتر همپوشانی داشته باشد. فقط قسمت جلوی برگه شماره گذاری شده است. حجم کل سند منگنه شده نباید از 250 برگ و ارتفاع سند صحافی شده و شماره گذاری شده از 4 سانتی متر بیشتر باشد. نمونه ای از نحوه دوخت اسناد با نخ در عکس نشان داده شده است.
مرحله بعدی آماده سازی، انتخاب ابزار است. برای دوخت صحیح اسناد با نخ ها، به موارد زیر نیاز دارید: یک جفت، نخ های مخصوص، یک جلد مقوایی، مانند عکس. در برخی موارد از سوراخ پانچ استفاده می شود. چگونه و با چه چیزی باید اسناد را دوخت، هر متخصص برای خودش تصمیم می گیرد. استفاده از نخ های خشن یا ریسمان بانکی راحت تر است، در برخی موارد از نخ های پشمی یا توری استفاده می شود. اغلب آنها عملکرد دکوراسیون را بر عهده دارند. معمولا گزارش های جدی از سبک سخت گیرانه تری استفاده می کنند. اسناد و فرم موجودی را خودتان آماده کنید.
چند ظرافت
- برگ های با فرمت بزرگ، به عنوان مثال، A3 یا A2 نیز باید شماره گذاری شوند. برای انجام این کار، طبق قوانین کلی به طور کامل گسترش یافته و شماره گذاری شده است. سپس تا کرده و با دقت پشت چسب می زنیمگوشه.
- در صورت نیاز به تشکیل نامه، باز می شود، ابتدا خود پاکت شماره گذاری می شود، سپس صفحات نامه به نوبت.
- جلد سند شماره گذاری نشده است. همچنین در صورت نبود جلد صفحه عنوان شماره گذاری نمی شود. با این حال، برگه دوم قبلاً با شماره "2" شماره گذاری شده است.
- اگر تعداد برگه ها بیشتر از 250 باشد، آنها را به جلد تقسیم می کنند. این رویه در دادگاه ها رایج است. هر جلد باید جداگانه شماره گذاری شود.
- اگر نمی توان شماره برگه را در بالا سمت راست نشان داد یا کل برگه اشغال شده است چگونه اسناد را منگنه کنیم؟ این اغلب، به عنوان مثال، هنگام شماره گذاری یک عکس رخ می دهد، در این صورت شماره گذاری از پشت مجاز است.
- در صورت شماره گذاری اشتباه می توانید شماره را خط بزنید. با این حال، تصحیح باید با امضا تأیید شود.
- اگر بیش از دو برگه نادیده گرفته نشود، مجاز به استفاده از یک حروف برای صفحات پرش شده است. شماره گذاری دیجیتال سند اصلی تغییر نمی کند، اما تعداد برگه ها افزایش می یابد. در این صورت باید به فردی که مدارک را دریافت می کند در این مورد تذکر داده شود.
- اگر لازم باشد سندی را که قبلاً شماره گذاری شده یا شماره گذاری شده است شماره گذاری کنید، دوباره شماره گذاری می شود.
- اگر برگه های موجود در اسناد قابل جداسازی نیستند یا به هم چسبانده شده اند، به صورت یک برگ شماره گذاری می شوند. برای مثال، اگر یک سند، یک چک، یک عکس یا یک بریده روزنامه روی آن چسبانده شده باشد، این اتفاق می‌افتد. اما در عین حال، لازم است فهرستی تهیه شود و در ستون "یادداشت" یا در کتیبه گواهینامه، مشخص شود که کدام اسناد، در کدام صفحه و حاوی چه چیزی چسبانده شده اند، ضروری است..
کدام اسناد بیشتر با نخ به هم دوخته می شوند؟ اول از همه، اسناد تشکیل دهنده و تشکیل شرکت. آنها اغلب حجم کمی دارند، سوراخ کردن آنها با خرطومی راحت تر است و دوخت آسان است. چندین فناوری برای دوخت وجود دارد، شما می توانید دو سوراخ، سه یا پنج. سه سوراخ رایج ترین گزینه است. زمانی که برخی از اسناد کوچکتر از سایرین باشند، پنج سوراخ مفید خواهند بود، اتصال پنج سوراخ به رفع بهتر آنها کمک می کند. در صورتی که اسناد دارای ارزش بالایی باشند از منگنه پنج سوراخ استفاده می شود که این امر خطر جایگزینی آنها را کاهش می دهد.
نحوه دوخت صحیح اسناد با نخ: دستورالعمل گام به گام
- ورق ها را روی هم چیده، لبه ها را تراز کنید.
- بررسی سفارش برگه.
- محل سوراخ های آینده را به طور متقارن در مرکز در سمت چپ برگه با مداد علامت بزنید. این را می توان هم در یک برگه و هم روی همه انجام داد.
- لازم است حداقل 1.5 سانتی متر از متن انحراف داشته باشید.
- علامت‌ها باید کاملاً عمودی باشند، فاصله حداکثر سه سانتی‌متر از یکدیگر مجاز است.
اگر سند به اندازه ی کافی بزرگ باشد، سوراخ کردن آن با بال راحت تر است. معمولاً از سوراخ بالایی شروع کنید.
در صورت عدم امکان استفاده از روکش فابریک مانند تصویر، می توان اولین و آخرین ورق را با یک نوار نازک مقوا چسباند تا از آسیب دیدن صفحات جلوگیری شود. مهم است که طول نخ مناسب را انتخاب کنید، معمولاً بین 50 تا 80 سانتی متر.
دوخت کلاسیک با نخ - سه سوراخ
بیایید گزینه نحوه دوخت اسناد را تجزیه و تحلیل کنیمگام به گام در سه سوراخ. این کلاسیک و رایج ترین گزینه برای بایگانی اسناد در بایگانی یا برای تأیید است. نحوه صحیح دوخت اسناد با نخ در این حالت در عکس بهتر دیده می شود.
سوزن را بیاورید و نخ را زیر پشته اسناد بکشید، آن را از سوراخ شماره دو بیرون بیاورید. ما نباید یک "دم" کوچک به طول 7-8 سانتی متر را فراموش کنیم، هنوز هم مفید خواهد بود. در سمت جلو، سوزن را به سوراخ بالایی هدایت می کنیم، سپس سوزن را به پایین ترین سوراخ شماره 3 برمی گردانیم. در مرحله بعد، سوزن به سوراخ مرکزی فرو می رود، در نتیجه هر دو نخ در زیر باقی می مانند. اکنون می توان آنها را گره زد.
بعلاوه، سند باید تایید شده باشد، یک ورق کاغذ چسبانده شده باشد، مهر و امضای مسئول در بالا گذاشته شود. نحوه صحیح دوخت اسناد و محکم کردن گره با نخ را در عکس مشاهده می کنید.
علاوه بر این، موجودی در پشت آخرین برگه چسبانده شده است. کتیبه را می توان با دست انجام داد یا از قالب های آماده مانند عکس استفاده کرد.
چگونه اسناد را در چهار سوراخ منگنه کنیم؟
فناوری سوراخ کردن چهار سوراخ تقریباً یکسان است. تنها تفاوت این است که سند از بالا به پایین دوخته شده است. شبیه خیاطی است. فقط در این مورد به ترتیب معکوس، ابتدا از بالا به پایین، سپس از پایین به بالا تکرار می شود. بنابراین، کراوات ها بدون شکاف همگن هستند، گویی روی یک چرخ خیاطی غول پیکر دوخته شده اند.
مناسبت های خاص
گاهی اوقات مجاز است اسناد را نه به صورت عمودی، بلکه در گوشه وصل کنید. ATاینها عمدتاً اسناد گزارشگری مالی هستند که شامل چسباندن نوارهای نقدی و چک در سمت راست است. چنین اسنادی در گوشه ای دوخته می شوند. مراحل مانند مونتاژ استاندارد اسناد است، فقط سوراخ ها در گوشه سوراخ می شوند. معمولا دو تا هستند. ورق دقیقاً به گوشه چسبانده شده است. علاوه بر این، روش مشابه است - گواهی شده است، مهر و موم زده می شود.
نتیجه گیری
در فرآیند تهیه و منگنه کردن یک سند، مهم است که از قبل به نحوه منگنه کردن اسناد فکر کنید تا از انواع فورس ماژور جلوگیری کنید. به عنوان مثال، گاهی اوقات لازم است از اسنادی که قبلاً صحافی و بایگانی شده اند، کپی تهیه کنید. ارزش این را دارد که از قبل نگران چنین لحظاتی باشید. معمولاً متخصصان منابع انسانی یا حسابداری می توانند از قبل حدس بزنند که کدام سند باید ابتدا از طریق دستگاه کپی اجرا شود. این کار را بسیار ساده می کند و در زمان صرفه جویی می کند.
